Control de inventarios

Independientemente del tamaño o sector al que se dedique una empresa, el control de inventarios es fundamental para su organización y administración de recursos. Las civilizaciones antiguas fueron las primeras en implementar esta herramienta de organización llevando el registro de los recursos de los que disponían para distribuirlos adecuadamente en temporadas en los que escaseaban, por ejemplo, en las épocas de sequía. Con el paso del tiempo, se fueron creando sistemas más sofisticados para llevar un control del registro de los recursos y con los avances tecnológicos hoy existen múltiples alternativas para hacer de esta tarea tan esencial algo mucho más sencillo.

A pesar de que los inventarios han sido utilizados durante siglos para tener un buen control sobre los recursos en sociedades de todo el mundo, lo que es una prueba de que son herramientas efectivas para la administración, hoy en día resulta bastante común que se subestime el llevar un control del inventario. Esto se debe a que muchas empresas, piensan que al considerar que están tan familiarizadas con sus activos, llevar un inventario es un costo innecesario, pero con el paso del tiempo, la representación tangible de los recursos se vuelve imprescindible para respaldar y validar el negocio, sobretodo cuando se está evaluando si su plan es óptimo y si está teniendo buenas utilidades.

Mantener un registro detallado de los activos es clave y gracias a las herramientas tecnológicas que existen en la actualidad, ya no requiere de una gran inversión y resulta bastante sencillo hacerlo, siempre y cuando se cuente con una base de datos que permita identificar los activos y las operaciones sobre las que se desea tener control. Los especialistas recomiendan que en el caso de las pequeñas y medianas empresas, se cuente al menos con un control sobre las operaciones de entrada y salida de los productos, de esta manera la empresa puede mantener niveles de insumos que permitan hacer frente a las demandas de los clientes sin que las utilidades se vean afectadas por una incapacidad de producir los bienes que se comercializan y sin causar insatisfacción en los clientes por encontrarse con problemas a momento de obtener un producto o servicio.

Existen diferentes niveles de control de inventarios que se pueden implementar según las necesidades particulares de cada empresa en cuento a gestión. En términos generales, estos niveles de control permiten identificar en qué momento es necesario hacer pedidos a los proveedores de los insumos para lograr satisfacer la demanda de los clientes y existen cálculos diseñados especialmente para determinarlos.

El nivel conocido como punto de pedido, que es cuando se debe hacer la orden para reponer los inventarios se calcula considerando la demanda de insumos generada por día y el plazo máximo de entrega de la nueva orden de productos, es decir, el tiempo que toma al proveedor entregar el pedido a partir del momento del levantamiento de solicitud y hasta que se encuentre disponible para su uso. El nivel mínimo de inventarios, por otra parte, es el indicador de que el inventario se está acercando a un nivel muy bajo que podría representar la interrupción de las operaciones, y para calcularlo se contempla el tiempo que va desde el inicio de la producción hasta el momento en que el producto llega a su consumidor final, es decir, el punto de pedido menos la demanda promedio por día por el tiempo de entrega del producto al cliente.

Hasta este punto, llevar el control de inventarios podría parecer una tarea muy complicada, pero como ya hemos mencionado, existen herramientas que simplifican la tarea de realizar cálculos y de gestionar los recursos, pero el requerimiento básico para que funcionen de manera adecuada es que se cuente con una base de datos que se actualice constantemente. Antes de comenzar a utilizar una herramienta para inventarios se recomienda que se verifique que cuenta con los controles necesarios para llevar un buen registro, pues este es un problema al que muchas empresas se enfrentan incuso cuando deciden hacer uso de la tecnología para facilitarse las tareas de control.

En SACTI diseñamos un sistema de inventarios fácil de usar y muy eficiente con controles especializados que permiten llevar un registro ordenado de las entradas y salidas de activos. El sistema de inventarios de SACTI cuenta con herramientas para la administración de los productos y para el registro de compras, de entradas y salidas por ajuste y por traspasos. Este sistema se puede configurar para generar producciones, permite el enlace al sistema de compras para un mejor control de las órdenes de compra y de máximos y mínimos; facilita el control de saldos por almacén para productos normales o que se manejan por series o lotes; puede generar entradas y salidas automáticas, se integra a sistemas multi-almacenes y con él la asignación de costos se hace de manera efectiva.

Contratar el servicio de inventarios de SACTI con su sistema exclusivo ofrece múltiples beneficios, entre los que se destacan que la instalación del sistema se hace en equipo que se desee y que no tiene costo por usuario adicional. La seguridad de la información es alta pues se encuentra bajo el resguardo del encargado, es un sistema que ofrece actualizaciones constantes y para su uso contamos con un servicio con personal profesional altamente capacitado para asesorar a nuestros clientes en el manejo del sistema. Con este sistema se generan pólizas y reportes de entradas, salidas y traspasos, de saldos por almacén, de compras por proveedor, de saldos en rojo y de saldos en línea, entre otros.

Con el sistema SACTI, el control de inventarios resulta una tarea mucho más sencilla de una baja inversión. Para conocer más acerca de este servicio que ponemos a tu disposición, contáctanos sin ningún compromiso, con gusto te atenderemos.