¿Qué es y cómo enviar la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica es un elemento que ha venido a favorecer a muchas empresas, y es que las nuevas tecnologías de comunicación no solamente han causado una revolución en las cuestiones relacionas con las redes sociales, videos, series, películas, etc., sino que en el ámbito de la contabilidad también ha presentado excelentes opciones para que las personas puedan tener mejores alternativas para sus registros y asientos contables.

¿Por qué utilizarla?

En primera instancia estamos hablando de que todo contribuyente tiene la obligación de tener en forma los registros contables, en este sentido los medios electrónicos nos ayudan, ya que se pueden ingresar de forma mensual, esto quiere decir que mes con mes deberán ingresar todos sus datos contables utilizando la página de internet que el SAT tiene para este tipo de acciones.

En este sentido debemos aclarar que para el cumplimiento formal al ingreso de información contable, únicamente deben enviar la balanza de comprobación, así como el catálogo de cuentas haciendo uso del código agrupador del SAT que permita su interpretación. Recuerden que todas las personas físicas obligadas a llevar la contabilidad son aquellas que tienen actividad empresarial, profesional y aquellas arrendadoras.

¿Cómo enviar la contabilidad electrónica al SAT?

Para llevar a cabo un envío de la información de la manera más sencilla, lo primordial es contar con una solución de índole tecnológica que nos pueda ayudar a poder estar llevando a cabo la facturación en línea, así como el tener un registro de inventario, reguardar la información de cada uno de los intercambios comerciales, generar reportes, etc. De esta forma podremos llevar a cabo un ahorro en cuanto al tiempo, puesto que estos softwares que cumplen con lo anteriormente descrito, nos ayudan a generar los documentos requeridos por el SAT, haciendo que exista una reducción en cuanto a la posibilidad de tener errores, o retrasos al momento de cumplir con nuestras obligaciones, situación que puede suceder de hacerlo de la forma tradicional. Ahora bien, la forma de enviar la información es la siguiente:

En primera instancia se debe tener una firma electrónica que se encuentre activa y vigente. También hay que tener preparados los archivos en formato XML comprimidos en un .ZIP, es importante recalcar la importancia de que cuenten con la nomenclatura establecida. Otro punto a destacar es que se tenga acceso a internet para que se pueda garantizar el envío, se recomienda ampliamente que sea estable.

Siempre que quiera ingresar al sistema lo deberá hacer autentificándose con su firma electrónica, también conocida como FIEL, otra alternativa que puede tener es contar con un usuario y contraseña. En SACTI les recomendamos ampliamente el guardar bien este tipo de datos.

El siguiente paso es entrar al buzón fiscal, en donde una vez hayan ingresado al sistema, lo que tienen que hacer es seleccionar el archivo de enviar y firmar el envío con la firma electrónica FIEL, este es un proceso en donde el sistema validará y enviará un acuse de recepción

El siguiente paso es que el contribuyente tenga consigo los archivos en .ZIP; deben tomar en cuenta el detalle de su contabilidad que desean enviar por este medio electrónico, y es que de acuerdo con los esquemas XSD que son publicados por el SAT, para: “catálogo de cuentas”, “balanza de comprobación” o “pólizas del periodo” “auxiliar de cuenta o subcuenta” y “auxiliar de folios fiscales”, deberá ingresar a la página del SAT y vía buzón tributario seleccionar la opción de referente a la contabilidad en modalidad electrónica.

Para el envío la información tendrá que tener un procesamiento, no obstante, posteriormente el contribuyente podrá ingresar a la consulta de acuses para verificar si su información terminó de procesarse y obtendrá el acuse definitivo de aceptación o rechazo de la misma.

¿Cómo puedo ingresar al buzón?

Es un procedimiento muy sencillo, ya que desde la página web del SAT deberán ubicar el menú y seleccionar la opción trámites, lo siguiente que debemos de hacer es seleccionar la opción que tiene como buzón tributario, como podemos ver es un procedimiento bastante sencillo de realizar, por lo tanto, no representa ningún tipo de problemas.

Sin duda alguna esta opción, así como el facturar en línea, representan un gran avance en cuanto a la comodidad y efectividad que tienen las empresas para poder llevar a cabo trámites de esta índole; ahora bien, un punto que deben considerar es que si no cuentan con alguien que pueda llevar a cabo este tipo de trámites dentro de su empresa, pueden contratar los servicios de los profesionales. Siempre les recomendamos buscar las mejores opciones, en donde la experiencia y la efectividad sean situaciones que tomen en cuenta.

¿Por qué tomar en cuenta estos puntos? Pues la realidad es que tratándose con situaciones relacionadas con el SAT no podemos darnos el lujo de cometer errores, ya que como bien sabemos esta institución siempre está al pendiente de que se cubran todos los tramites en tiempo forma, pero sobre todo que estén bien realizados, como podemos suponer, no nos podemos dar el lujo de tener problemáticas con el SAT ya que esto representa una contrariedad, que puede tener situaciones bastantes desagradables como consecuencia. Deben considerar esta modalidad si son:

• Personas morales y personas físicas con ingresos acumulables mayores a 4 millones de pesos en el ejercicio.
• Personas morales y personas físicas del sector primario que optaron por presentar su declaración semestralmente.
• Personas morales con fines no lucrativos.
• Personas morales y personas físicas inscritas.

En SACTI contamos con el servicio de contabilidad electrónica, con más de 10 años llevando a cabo tramites de esta índole y relacionados a los asuntos fiscales, es por este motivo que les hacemos la cordial invitación a que se pongan en contacto con nosotros, somos sin duda la mejor opción que existe en la actualidad, puesto que tenemos como bases la efectividad, y el realizar el trabajo de la forma más efectiva para poder garantizarle a nuestros clientes una total satisfacción en los servicios que han contratado.