Recomendaciones para llevar su contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica es una de las mejores herramientas para llevar a cabo los registros contables a través de medios digitales, como los programas de facturas electrónicas, el control de inventarios, la compra y venta de mercancías, entre otras, de tal manera que la mayoría de los procesos serán automáticos y podrán acceder en cualquier momento a su información contable a través de un sitio de internet o una plataforma desde cualquier equipo de cómputo de una manera sencilla y controlada.

Durante la última década el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha implementado una serie de herramientas para que los contribuyentes puedan realizar de una manera más sencilla sus declaraciones de impuestos y cumplir a tiempo con sus obligaciones fiscales. La mayoría de estas herramientas se encuentran disponibles en los softwares de contabilidad,

Es por esta razón que se deben conocer las características principales de los procedimientos de control que tienen el SAT para la contabilidad y así poder seleccionar el programa que mejor se adapte a sus necesidades, puesto que no solo se requiere de un sistema de facturación electrónica que emita los comprobantes fiscales, sino que estos deben contemplar una serie de requisitos para que sean totalmente válidos, entre las recomendaciones para que lleven adecuadamente su contabilidad, se pueden destacar las siguientes:

• Conciliación de comprobantes digitales. De manera periódica el SAT solicita que se registren en su portal los comprobantes fiscales digitales que se han emitido, esto aparte de las declaraciones anuales que deben presentarse, es por ello por lo que los sistemas de contabilidad deben permitir conciliar todos los comprobantes para facilitar su envío y que garanticen que sean emitidos con las características que solicita el SAT y sean vigentes.
• Las entradas y salidas de las cuentas bancarias deben ir acompañados de los respectivos comprobantes fiscales en versión 3.3 y una vez que sean emitidos o cobrados deben ser siempre registrados en el sistema de contabilidad, no deben olvidar realizar la identificación y documentar los traspasos entre las cuentas de la empresa y de terceros, así como las operaciones de préstamos y todas las acciones que no representen ingresos, de lo contrario pueden existir errores en la contabilidad que presenten en sus reportes contables y los hará susceptibles a una auditoría por parte del SAT.
• Cargos bancarios. Los softwares de contabilidad permiten un mejor control respecto a todos los cargos que se realizan en los estados de cuenta, ya que la mayoría va acompañada de un comprobante fiscal, aunque sigue siendo imperativo que se monitoreen todas las transacciones, ya sean de parte de proveedores, prestadores de servicio o por el pago de nóminas. Así como deben recordar realizar la emisión o la solicitud de los respectivos comprobantes fiscales digitales, así como los comprobantes de las percepciones mensuales de nóminas con los registros contables.
• Validación de XML. Al momento de elegir un software de contabilidad electrónica, deben asegurarse que se actualice de manera constante de acuerdo con las características que debe tener el CFDI actual, para que se garantice que los errores o inconsistencias de los comprobantes sean mínimas o inexistentes, así como poder validar todos los archivos XML antes de realizar el envío de la contabilidad a el SAT.
• Revisiones mensuales. El SAT solicita que de manera mensual se realicen las conciliaciones de las operaciones con todos los datos relacionados, así como la verificación del registro contable para ser enviado sin errores. El uso de un sistema contable permite realizar estas revisiones y hacer los registros para presentarlos ante la autoridad fiscal, así como la generación de los ajustes, aclaraciones y toda la información contable requerida en tiempo real y sin retrasos.
• Detección de contribuyentes. Se recomienda utilizar el sistema automático de alertas en el cual se comunican las operaciones con contribuyentes incumplidos o que pueden ser fraudulentos, de manera que eviten realizar actividades comerciales con ellos y puedan llevar una sana contabilidad.

Teniendo en cuenta estos puntos, podrán elegir el mejor facturador electrónico y sistema contable que se adapte a las necesidades de sus negocios, una plataforma en internet que les permita realizar una adecuada contabilidad calcular impuestos y todas las declaraciones que exigen las autoridades fiscales, así como la emisión de facturas en línea es la mejor opción.

El implementar un sistema contable electrónico es sus empresas puede parecer una tarea complicada, sobre todo porque existen una gran variedad de proveedores de estos sistemas y puede llevarles tiempo en la capacitación y adaptación de su personal en la nueva contabilidad, sin embargo, les traerá muchas ventajas a sus empresas, es por ello por lo que la mayoría de los negocios que aún tienen una contabilidad tradicional deciden invertir en un sistema electrónico contable.

El mercado actual y el Servicio de Atención Tributaria exigen cada vez más a las empresa para que cuenten con un software contable, para llevar a cabo todas sus operaciones de facturación y otras tareas del departamento. Es por ello por lo que en SACTI contamos con el mejor software contabilidad diseñado para cualquier tipo de empresa, sin importar si es pequeña, mediana o una gran industria: Contpaqi, un sistema integral que permite una amplia gama de opciones.

También les ofrecemos la capacitación de la mano de nuestro personal que se encuentra totalmente certificados y en constante capacitación para ofrecerle el mejor servicio en la implementación y configuración de las herramientas que requieran en sus negocios, de acuerdo con sus necesidades operativas, contables y distales, así como un posterior seguimiento de cada proyecto.

Con más de diez años de experiencia en el mercado y le garantizamos que sacarán el mejor provecho de las herramientas de contabilidad electrónica que ponemos a su disposición, lo que les permitirá ser más competitivos y poder disminuir los errores humanos, así como los fallos comunes de la contabilidad tradicional que puede hacerles perder mucho tiempo y dinero.

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