Una realidad de nuestro mundo digital global: La contabilidad electrónica

El concepto de contabilidad electrónica tiene mucho más tiempo de lo que se podría pensar. Cuando a finales de los años 90 se popularizó el uso de ordenadores personales y su paquetería administrativa, cualquier persona tuvo alcance de utilizar y aprender de las herramientas básicas contables. SACTI con su software integra todas estas herramientas, en una plataforma sólida adecuada a todas las necesidades personales de cada contribuyente.

¿Qué es esta nueva modalidad de contabilidad?

El concepto de contabilidad electrónica surge de los avances tecnológicos en nuestra vida diaria. El acceso global de la inclusión de teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles, da la pauta para pensar en este medio eficaz de control.

Se busca facilitar la obligación fiscal de llevar los registros y asientos contables, de una manera mensual y ordenada a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Desde el soporte de los procesos productivos, el comercio electrónico y las actividades financieras diarias, todos estos procesos serían imposibles sin el soporte de una actividad electrónica. Podemos ver la popularidad de la gama de servicios en tiendas de conveniencia, la facilidad de cajeros inteligentes en numerosos bancos, que han llegado al establecimiento de transferencias electrónicas por medio de sus teléfonos inteligentes. Algo impensable hace 20 años, donde los sistemas no habían cambiado en sus métodos desde hacía 200 años.

El cumplimiento formal y adecuado de los ingresos mensuales contables, se equilibra y certifica en una balanza de comprobación. Con ayuda de un catálogo de cuentas y el código agrupador del SAT para su debida interpretación.

Se da la libertad a todos los contribuyentes, de expedir y generar su propia información con valides y certificación oficial para realizar sus facturas, pólizas contables y auxiliares, para ser recibida y entregada al SAT.

¿Para qué sirven los archivos XML?

La información contable se expide y agrupa en archivos XML, detallando la contabilidad electrónica conforme a las normas establecidas al Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal del 2015, en vigencia y aplicable a la plataforma 3.3 del SAT.

XML, es un subconjunto de los archivos SGML (Standard Generalised Markup Language, lenguaje de marcas generalizado). En 1986 se creó este protocolo para crear un archivo electrónico con un lenguaje estándar, para en este lenguaje computacional marcar y describir documentos con total independencia del hardware y software utilizados. En el marco de la equidad jurídica fiscal, esto permite el manejo de archivos en todas las plataformas, desde Windows MACOS, Android, OS, Linux, o cualquier vertiente. Esta universalidad es necesaria para evitar monopolios de una compañía electrónica.

Se piensa erróneamente que el XML es una versión mejorada de HTML utilizado en páginas de internet, pero como se puede percibir en su historia, no fue creado con esos motivos, por lo cual no es un lenguaje para realizar páginas web. Se engloba en un estándar internacionalmente conocido y no pertenece a ninguna compañía, es del dominio público.

Las ventajas del XML es su facilidad para ser procesado, no tiene problemas entre lenguajes computacionales y geográficos. Representa y contiene la información necesaria para ser almacenada y transmitida.

Por estas razones, la plataforma 3.3 del SAT, maneja este tipo de archivos. Y puede archivar millones de registros fiscales, facturas, pólizas, acuses y los documentos necesarios, en poco espacio. Además de ayudar a la rapidez de descarga de cualquier servidor, evitando el congestionamiento de la banda ancha del acceso al portal del SAT.

Simplificación Contable

La declaración fiscal de una empresa de forma física antes de la implantación digital, se entregaba en papel, haciendo que fueran cajas enteras de papeles diferentes. Esto además de ocupar sendos espacios, necesitaba una cantidad enorme de personal tanto para el contribuyente, como para el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Hoy en día toda esta información se sintetiza en un solo archivo XML, donde su peso informático, es comparable a cualquier imagen de una página de internet promedio. Es como comparar una caja fuerte de acero reforzado, contra una tarjeta de crédito.

Otro mito común es la idea equivocada en que la contabilidad electrónica,cambie o modifique los sistemas de contabilidad de una empresa, lo cual es completamente falso. Se realizan los procesos exactamente igual, la plataforma está hecha para capturar y especificar con todos los mecanismos posibles, las actividades económicas de los contribuyentes.

Este método electrónico no obliga a un proceso de auditoria permanente de la contabilidad de una empresa. Solo cuando existieran claras evidencias de errores o desvíos fiscales se procedería a la solicitud de las pólizas fiscales.

Por el sistema y forma de cómo se incluyen los datos, solo se determinan dos factores generales para realizar este ejercicio contable, que son el Catalogo de cuentas y balance de comprobación.

Certificación oficial encriptada

Desde el principio de la historia de los ordenadores computacionales, ha sido una prioridad la necesidad de contraseñas y protección de los datos. En este respecto es de suma importancia los sellos digitales para la validación certera de todas las operaciones fiscales realizadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Los elementos usados para esta generación son los siguientes:

• Cadena original. El elemento sea una factura o póliza, que se sellará digitalmente.

• Certificado de Sello Digital y su correspondiente clave privada. Son los archivos personales otorgados por el SAT, aunado a una contraseña codificada con parámetros específicos.

• Algoritmos de criptografía de clave pública para firma electrónica avanzada. Son la cadena de números, letras y signos, que establecen una clave única y proceso matemáticamente imposible de falsificar.

• Especificaciones de conversión de la firma electrónica avanzada a Base 64. La decodificación de los factores electrónicos para la validación de la firma electrónica, están basados en el sistema Base 64, este protocolo fue inventado en 1987 para definir un carácter privado de secuencia numérica de ecuaciones en caracteres de 7 bits para su transmisión en servidores.

Como pueden ver, la contabilidad electrónica es el mejor medio para recopilar su información contable en un sistema fácil y sencillo, además es una obligación fiscal para personas físicas y morales. En SACTI encontrarán los mejores programas para llevar a cabo este sistema. Nos puede enviar un mensaje por nuestro chat en tiempo real, un correo electrónico, llamar a nuestros teléfonos; además pueden encontrar nuestras referencias en las redes sociales, para otorgarle el mejor servicio del mercado.